Sehr geehrte Mandantin, sehr geehrter Mandant,

vor dem Hintergrund der fortschreitenden Ausbreitung des Coronavirus hat das Sächsische Staatsministerium für Soziales und Gesellschaftlichen Zusammenhalt mit Allgemeinverfügung vom 18. März 2020 die Schließung aller Geschäfte im Freistaat Sachsen angeordnet. Ausnahmen gelten u.a. für Hoheitsträger und öffentliche Stellen. Als Amtsträger auf dem Gebiet der vorsorgenden Rechtspflege bin ich daher weiterhin für Sie da.

Zur Anpassung des Geschäftsbetriebs an die aktuellen Gegebenheiten sind jedoch einige Veränderungen der organisatorischen Abläufe an der Amtsstelle und in der Gestaltung des Beurkundungsverfahrens geboten. Um die Vornahme von Beurkundungen und Beglaubigungen sowie die Betreuung Ihrer rechtlichen Angelegenheiten unter Wahrung der Gesundheitsbelange aller Beteiligten weiterhin gewährleisten zu können, werden Sie um die Beachtung einiger grundlegender Regeln und Hinweise gebeten:

1.

Bitte nehmen Sie vor einer persönlichen Vorsprache an der Amtsstelle unbedingt telefonisch oder auf elektronischem Wege Kontakt auf. Ein Zugang zu den Amtsräumen ohne vorherige Terminvereinbarung ist bis auf weiteres nicht möglich.

2.

Soweit Sie vor kurzem, d.h. grundsätzlich innerhalb der letzten 14 Tage,

• mit dem Coronavirus infiziert oder daran erkrankt sind,
• Kontakt zu Personen hatten, die positiv auf eine Infektion mit dem Coronavirus getestet wurden,
• ein Risikogebiet bereist haben (s. hierzu die Information des Robert-Koch-Instituts, https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete.html),
• typische Krankheitssymptome wie Husten, Fieber, Schnupfen oder Halsschmerzen haben bzw. gehabt haben,

werden Sie eindringlich gebeten, auf eine persönliche Wahrnehmung eines Termins an der Amtsstelle zu verzichten. Rechtlich existieren insoweit verschiedene Lösungen, um eine unaufschiebbare Beurkundung dennoch zu ermöglichen. Denkbar ist etwa die Vertretung durch eine andere Person aufgrund einer Vollmacht oder vollmachtlos, vorbehaltlich Ihrer nachträglichen Bestätigung/Genehmigung. Meine Mitarbeiter und ich stehen Ihnen zur Klärung der angemessenen Verfahrensweise gern zur Verfügung.

Sofern die Beurkundung von höchstpersönlichen Erklärungen erfolgen soll, bei denen eine Stellvertretung rechtlich nicht zulässig ist (z. B. Testamente, General- und Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen etc.), wird in jedem Einzelfall mit Ihnen Rücksprache genommen und sorgfältig geprüft, ob, wie und an welchem Ort eine Beurkundung unter Wahrung geeigneter Schutzmaßnahmen mit einem verminderten Ansteckungsrisiko durchgeführt werden kann.

3.

Zur Reduzierung unnötiger Kontakte und zur Vermeidung von Wartezeiten werden Termine zeitlich großzügiger geplant und vereinbarte Termine verlegt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich möglichst wenige Mandanten in den Amtsräumen begegnen. Es wird um Ihr Verständnis gebeten, dass Terminvergaben damit zugleich nach Dringlichkeit priorisiert werden müssen.

4.

Bei der Wahrnehmung von Terminen wird gebeten, auf die Begleitung durch Personen zu verzichten, die nicht auch an der Beurkundung selbst beteiligt sind (z.B. Verwandte, Freunde, Kinder etc.).

5.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Vorgespräche und andere Beratungs- und Besprechungstermine derzeit nur noch telefonisch durchführt werden. Mandanten, die bereits entsprechende Termine vereinbart haben, werden rechtzeitig vor dem Termin hierüber informiert.

6.

Um das Risiko einer Ansteckung für Sie sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Amtsstelle so gering wie möglich zu halten, werden Sie gebeten, behördliche Vorgaben und die Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts für Abstands-, Trennungs- und Hygienemaßnahmen konsequent zu beachten.